PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.

Perpustakaan khusus biasanya juga mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada umumnya.

UNSUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS

Ada beberapa unsur yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan khusus, yakni:

Koleksi

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi.

Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.

Sumber Daya Manusia

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh lembaga induknya.  Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” adalah penting. Untuk mencapai suatu kepuasan tersendiri bagi para pengunjung maupun pengguna perpustakaan.

Pengolahan

Proses pengolahan pada perpustakaan khusus ini dituntut untuk lebih memberhatikan kecepatan dalam temu kembali informasi dan penyajian. Sehingga terkadang dalam klasifikasi contohnya disesuaikan dengan kebutuhan dan karakter perpustakaan tersebut.

Pengguna

Perpustakaan khusus dalam pemilihan dan setting pengelolaan sangat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik penggunanya. Hubungan antara pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat terutama apabila dihubungkan dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak sedikit pengguna akan ikut andil dalam menentukan pola pengelolaan dan juga penentuan koleksi/informasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan. Pengguna mempunyai arti penting karena pengguna merupakan faktor penting mengapa perpustakaan khusus itu ada.

Layanan

Layanan perpustakaan khusus harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam penyampaian informasi kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian informasi yang cepat, tepat dan terbaru selalu ada.

Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya. Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya.

Pada intinya perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang mempunyai kekhususan dalam hal informasi yang dikemas, koleksi yang dimiliki, pengguna, dan juga cara pengelolaannya. Perpustakaan khusus menjadi penting karena biasanya merupakan  bagian dari tercapainya sebuah tujuan, misi maupun visi sebuah organisasi atau institusi. Eksistensi dan mutu dari perpustakaan khusus ini sangat dipengaruhi oleh informasi, koleksi dan cara pengelolaan sehingga menarik dan mampu mencukupi kebutuhan penggunanya. Hal ini dikarenakan biasanya apa yang ada diperpustakaan khusus “tidak bisa diketemukan” di perpustakaan lain.

Dalam sebuah institusi pendidikan, keberadaan perpustakaan khusus harus memberikan andil tersendiri dalam proses pembelajaran. Untuk itu perlu adanya sinergi yang kuat antara kebijakan dalam institusi pendidikan dengan pengelola perpustakaan terutama untuk memberikan daya dukung dalam mencapai tujuan dan misi institusi. Disini peran pengambil kebijakan, pengelola perpustakaan dan civitas akademika (pengguna) tidak bisa saling dipisahkan.

Sumber :

·         arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/Manpersus.doc

---