PENGADAAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses yang bertujuan mempertemukan pamakai (user) dengan rakaman informasi dalam unit informasi yaitu perpustakaan. Beberapa kegiatan pengembangan koleksi antara lain :

1.      Perumusan Kegiatan / Planning

2.      Pemilian / Seleksi

3.      Pengadaan / Akusisi

4.      Evaluasi ( terhadap target pemanfaatan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan )

5.      Penyiangan/ diseleksi / weeding

Dalam tulisan ini penulis akan membahas kegiatan pengembangan koleksi pada nomor tiga (3) yaitu Pengadaan.

Pengadaan merupakan suatu Proses mengadakan bahan pustaka, baik cetak maupun non cetak, dengan cara pembelian, hadiah, tukar menukar atau dengan cara lain yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

System pengadaan

ž  Pembelian

Pembelian dapat dilakukan di Toko Buku, Penerbit, Distributor atau Agen Buku secara langsung atau lelang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

ž  Tukar Menukar

Biasanya dilakukan karena buku tidak dapat diperoleh di toko, penerbit dan distributor dan juga harus di perhatikan asas manfaat dari kedua belah pihak.

ž  Hadiah

Merupakan Pengembangan  koleksi dengan cara penerimaan hadiah sebenarnya akan dapat menghemat biaya pengadaan, walaupun bersifat Cuma-Cuma, namun perlu diperhatikan apakah bahan pustaka  yang berasal dari hadiah tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

Ada 2 jenis Hadiah, yaitu :

ž   Hadiah atas permintaan

a.             Mempersiapkan daftar donatur yang akan dimintai hadiah.

b.            Perpustakaan menyusun daftar koleksi yang akan diminta

c.             Daftar permintaan dikirin disertai surat pengantar

d.            Jika permintaan diterima, periksa kiriman dan cocokan dengan surat pengatar, selanjutnya kirim ucapan terima kasih

ž   Hadiah tidak atas permintaan

a.             Koleksi yang diterima dicocokan dengan surat pengantar

b.            Perpustakaan mengirim tanda terima dan ucapan terima kasih

c.             Periksa apakah subyek sesuai dengan bidang yang dikembangkan oleh institusi, jika sesuai segera diproses

d.            Jika tidak sesuai perlu disisihkan untuk ditukarkan atau dihadiahkan kepada perpustakaan yang sesuai.

ž  Penggandaan/Foto Kopi

Ini dilakukan semata-mata karena kelangkaan bahan dan keterbatasan dana.

ž  Menerbitkan sendiri/Publikasi

Kegiatan ini dapat dilakukan oleh perpustakaan dalam rangka publikasi informasi (Kliping, Bibliografi, Indek dan Abstrak.

Tukar menukar

ž  Tujuan :

1. Untuk memperoleh koleksi tertentu yang tidak ada di toko, penerbit dan agen
2. Memberikan jalan bagi perpustakaan lain untuk memanfaatkan koleksi yang duplikasi atau tidak sesuai dengan subyek yang dikembangkan
3. Pertukaran memberikan peluang untuk mengembangkan kerjasama antar perpustakaan

Prosedur pengadaan

•      Pengadaan Rutin :

Dilakukan secara terstruktur, terjadwal dan melalui mekanisme yang sistematis.

ž  Tim Seleksi mengidentifikasi kebutuhan dengan melihat silabus mata kuliah

ž  Tim seleksi melakukan pengecekan antara kebutuhan dengan silabus dengan alat bantu seleksi

ž  Setelah melakukan verifikasi, tim seleksi membuat daftar usulan pengadaan dan disesuaikan dengan anggaran

ž  Daftar usulan pengadaan dimintakan persetujuan pimpinan

ž  Setelah disetujui oleh pimpinan, kemudian dibentuk panitia lelang

ž  Panitia membuat pengumuman lelang terbuka melalui berbagai media.

ž  Rekanan pemenang lelang melakukan pengadaan koleksi sesuai dengan usulan

ž  Serah terima barang dari rekanan kepada panitia disertai dengan berita acara serah terima.

•      Pengadaan Mandiri (Insidental) :

Dilakukan secara spontan sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan dana.

ž  Bagian akuisisi melakukan verifikasi kebutuhan disesuaikan dengan silabus

ž  Setelah verifikasi selanjutnya membuat daftar usulan pengadaan.

ž  Daftar usulan dimintakan persetujuan pimpinan

ž  Bagian akuisisi melakukan pemesanan langsung ke toko buku, distributor, agen, atau penerbit

ž  Toko buku, distributor, agen atau penerbit mengirim buku sesuai pesanan

ž  Bagian akuisisi melakukan pemeriksaan dan pembayaran langsung ke pihak penyedia barang tersebut.

Sumber :

Materi Kuliah Pembinaan dan Pengembangan Koleksi oyang disampaikan Bapak Daryono, S.Sos.