PELAYANAN RUJUKAN DI PERPUSTAKAAN

A. Pengertian dan Latar Belakang Jasa Rujukan

Jasa rujukan di perpustakaan sering kali hanya sebagai pelengkap layanan saja,jarang pelayanan ini di gunakan sebaik mungkin untuk sebuah pertanyaan dari para user.Salah satu pengertian pelayanan rujukan adalah suatu penyelenggaraan dan pengaturan pelayanan rujukan oleh perpustakaan (reference service). Jasa rujukan ini merupakan salah satu kegiatan di perpustakaan yang tidak berdiri sendiri, tetapi merupakan kesatuan dari layanan perpustakaan secara keseluruhan. Jasa rujukan ini sangat penting dilakukan oleh perpustakaan agar dapat memberikan informasi mendasar kepada pengguna jasa perpustakaan.

Tugas jasa rujukan adalah memberikan informasi kepada pengguna dengan menunjuk kepada sesuatu koleksi untuk mendapat informasi/ keterangan tentang suatu topik, arti kata dan lainnya.

Tujuan jasa rujukan adalah memberikan informasi dasar kepada pengguna jasa perpustakaan mengenai sesuatu topik yang diperlukan.Sebenarnya bukan hanya pertanyaan yang berhubungan dengan perpustakaan namun semua yang ia cari informasi baik bahan tercetak atau non cetak

B. Jenis-Jenis Bahan Rujukan

1. Kamus

Kamus adalah daftar alfabetis kata-kata yang disertai dengan arti, lafal, contoh penggunaannya dalam kalimat, dan keterangan lain yang berkaitan dengan kata tadi. Ia memuat semacam imformasi tentang kata dengan segala aspeknya yang disusun secara alfabetis. Mulai dari ejaan, jenis kata, bahkan sampai pada sejarah pengguanaan kata tersebut untuk pertama kalinya apa bila kamus tersebut merupakan kamus lengkap. Akan tetapi kamus kecil biasanya paling tidak hanya memuat kata-kata dengan arti dan padanannya saja, tidak mencari seperti halnya kamus lengkap yang menjelaskan semua keterangan gramatika dari kata yang bersangkutan.

Kata law misalnya, yang berarti hukum, pada kamus kecil atau kamus-kamus yang tidak lengkap mungkin hanya padanan katanya saja yang dimuat. Disisni tidak dijelaskan aspek-aspek yang berkiatan dengan keterangan gramatika hukum laiannya seperti misalnya cara pengucapananya, dan aspek-aspek lain yang menyangkut kata huku atau law tadi. Pada kamus lengkap, kata tersebut dijelaskan secar gambling mulia dri ejaan, pengucapan, disusul dengan keterangan kata tersebut berasal dari pengaruh bahasa apa. Keterangan tentang berbagai arti kata dalam konteks yang berbeda beserta contoh-contohnya. Terkadang kamus ini juga memuat tentang beberapa devenisis atau batasan dari kata tersebut, karena ada banyak kata yang sama namun bisa mempunyai arti yang berbeda. Kata instructional, misalnya, yang asalnya dari bahasa inggiris, dalam kamus lengkap banyak artinya. Kamus oxpord mengartikannya sebagai perintah atau komando, memberikan pelajaran atau pengajaran tentang suatu subjek tertentu, dan sebagai belajar. Dalam pelaksaannya di lapangan, penggunaan kata ini disesuaikan dengan konteks kepentingan penggunanya. Yang jelas semua aspek dari kata yang dimuatnya pada kamus lengkap ini dicantumkan secara jelas.

Apabila diteliti dengan lebih jauh lagi, kamus sebenarnya mempunyai dua misi utama (katz, 1978 : 265). Yang pertama, kamus dikatan sebagai self-evident, berbukti sendiri. Semua data atau keterangan dalam kamus bisa dijadikan bukti otentiktentang masalah-masalah ilmiah. Orang jika menuliskan arti dan atau suatu devenisi untuk kata-kata yang tepat, biasanya lebih jelas meyakinkan jika mengambil rujukan sumbernya dari kamus, dan tidak memilih sumber referens lainnya. Hal ini demikian karena dalam kamus, arti denotatifdari kata yang dimuatnya sudah merupakan standar yang diakui oleh lembaga bahasa. Di samping itu, kamus juga bisa dijadikan alat penjejak suatu kata, sejarah kata, sampai pada kutipan kata tersebut, termasuk (tanggal dan) tahun pengucapannya dan oleh siapa kata tersebut diucapkan unutk pertama kali. Contohnya dibawah kata prudence pada Webster’s Dictionary of synonyms, para pembaca dan peneliti bisa menemukan kutipan yang berbunyi, “that type of person who is conservative from frudence but revolutionary in this dreams “, dan kutipan itu diucapkan oleh T.S. Eliot. Pada oxpord English dictionary bahkan lebih lenglap lagi dengan memuat sejarah kata flypaper (kertas penangkap alat) untuk pertama kalidigunakan pada tahun 1848.

Pada misinya yang kedua, kamus lebih menitikberatkan kepada masalah etimologi atau asal kata, nama-nama tempat utama dengan segala keterangan yang diperlukannya, nama-nama tokoh utama dari berbagai bidang dengan kemasyhurannya, istilah asing, ungkapan, padanan kata, dan lawan kata, singkatan, istilag slang (logat), dll. Ada beberapa jenis kamus yang menyerupai ensiklopedia karena keterangan-keterangannya lebih luas daripada sekedar informasi tentang aspek-aspek kata tadi, seperti adanya ilustrasi atau gambar-gambar tertentu yang ada hubungannya dengan topic yang dimuat dalam kamus yang bersangkutan.

Sementara itu dilihat dari ruang lingkupnya, kamus dikelompokkan ke dalam bagian-bagian sebagai berikut :

a. Kamus Umum Bahasa

Biasanya meliputi lebih dari seratus ribu entri. Misalnya yang dalam bahasa Inggiris antara lain adalah kamus oxpord, kamus kolegiat, dan kamus meja. Sedangkan yang dalam bahasa Indonesia misalnya KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Jenis kamus ini bisa digunakan untuk setiap orang yang membutuhkannya. Sekedar contoh menurut pembagian jumlah entrinya, kamus lenglap biasanya memuat sekitar 265.000 entri, dan bahkan lebih. Sedangkan kamus kolegiat dan kamus meja memuat antar 130.000 samapai dengan 180.000 entri, jenis kamus ini biasanya hanya memuat satu bahasa.

b. Kamus Khusus

Jenis amus ini hanya memusatkan diri pada daftar kata-kata atau istilah dalam satu atau beberapa bidang ilmu tertentu saja beserta penjelasan kata istilah yang didaftarnya tadi. Misalnya ada kamus yang hanya semua atau sebagian besar kata atau istilah tentang kedokteran saja, tentang pertanian saja, atau tentang ilmu-ilmu social saja. Jadi ruang lingkupnya sebatas bidang yang dicakupnya.

c. Kamus Bahasa Asing

Kamus bahasa asing terdiri atas dua bahasa (bilingual). Kamus ini menyediakan dua kata dalam bahasa yang berbeda. Dari bahasa yang satu kepada bahasa yang lain. Misalnya kamus Inggri-Indonesia atau sebaliknya. Disini dijelaskan arti dan lafal serta keterangan gramatika lainnya pada bahasa yang menjelaskannya atau bahasa padananya. Beberapa idiom yang ada pada bahasa yang didaftarnya juga sering dibuatkan keterangannya. Serta contoh penggunaan dalam kalimat.

Jenis kamus ini sangat berguna bagi seorang penterjemah dan orang-orang yang sedang belajar menguasai bahasa asing.

2.Ensiklopedia

Ensiklopedia adalah daftar istilah-istilah ilmu pengetahuan dengan tambahan keterangan ringkas tentang arti dari istilah-istilah tadi. Bentuknya mirip kamus, yaitu sama-sama merupakan daftar istilah yang disusun berdasarkan urutan abjad, hanya pada ensiklopedia lebih merupakan ringkasan topic-topik atau istilah yang ditampungnya. Orang sering menyebutnya dengan kamus besar ilmu pengetahuan. Katz menyebutnya sebagai karya sastra yang berisi informasi luas tentang semua cabang ilmu pengetahuan manusia., yang umumnya disusun berdasarkan urutan abjad. Penegrtian luas disini bukan berarti mencangkup semuanya secara merinci dan lengkap, namun lebih merupakan keseluruhan konsep dan penjelasan ringkas tentang semua informasi disemua cabang ilmu pengetahuan. Diderot mengatakan dengan istilah klasikya sebagai pengumpulan ilmu pengetahuan yang terpencar dimuka bumi….agar anak-anak kita bisa belajar melaluinya .

Ensiklopedia menampung semua topik atau istilah tentang fakta atau peristiwa, bahkan hampir dapat menjawab semua pertanyaan mengenai apa, siapa, bagaimana, dan kapan, serta dimana suatu peristiwa terjadi.

Tujuan diterbitkannya ensiklopedia adalah untuk meringkas dan megorganisasikan akumulasi ilmu pengetahuan, atau setidaknya sebagian dari itu untuk menarik pembaca.

a. Ensiklopedia Umum (untuk Dewasa) :

1. The New Ensiklopedia Britannica, edisi ke-15, Encyclopedia Britannica, Inc., Chicago, 1974, 30 jilid.
2. The Encyclopedia Americana, Grolier, Inc., New York, 30 jilid.

b. Ensiklopedia Khusus (bidang subjek terbatas):

1. Landau. Thomas, Encyclopedia of Libraianship. Hafner, New York, 1968.
2. Encyclopedia of Education, McMillan Company, New York, 1971, 10 jilid

3. Direktori

Direktori sering disebut dengan buku alamat karena informasi yang dimuat adalah alamat-alamat seseorang, badan-badan organisasi dan keanggotaannya. A.L.A. Glossary of Library Terms, memberikan batasan adalah daftar nama orang atau organisasi yang disusun secara sistematis, umumnya berdsarkan urutan abjad atau kelas.

Ruang lingkup direktori menurut Katz (1978) sebagai berikut:

1. Direktori Lokal, Biasanya terbatas hanya berupa buku telepon dan direktori kota setempat;
2. Direktori Pemerintah, Jenis Direktori ini pada umumnya diterbitkan oleh pemerintah dalam rangka menyebarluaskan informasi tentang lembaga dan data lainnya yang dianggap penting kepada masyarakat luas. (Direktori Perpustakaan Khusus dan Sumber Informasi di Indonesia 1985).
3. Direktori Lembaga, yakni mendaftar lembaga-lembaga seperti Sekolah, Yayasan, Perguruan Tinggi dan Kantor-kantor Pemerintah.
4. Pelayanan Investasi (Investment Service), yakni Direktori yang memberikan laporan yang merinci tentang perusahaan perorangan, dan umum.
5. Direktori Profesional, yakni memuat organisai-organisasi profesi seperti ahli hukum dokter, pustakawan dan juga para ilmuan lainnya.

4. Atlas

Atlas adalah kumpulan peta, diagram, grafik, dan gambar yang terjilid. Di dalamnya memuat berbagai informasi geografis, atau hal-hal yang berhubungan dengan Negara, daerah, tanah, dan keterangan penting lainnya seperti hasil bumi, tambang, dan keadaan cuaca.

5. Globe

Globe dikenal juga dengan sebutan bola dunia yang memuat informasi tata letak dan keadaan geografis bumi secara utuh.

6. Almanak

Yaitu buku yang aslinya berisi seperti kalender yang mencatat perubahan-perubahan

cuaca, ramalan-ramalan astronomi dan lain-lain. Tetapi sekarang merupakan catatan bunga rampai. Contoh : Almanak Gampang, Almanak Dewi Sri.

7. Biografi

Perkataan biografi dari bahasa Yunani, yaitu Bios dan Graphein yang berarti menulis. Jadi arti dan tujuan biografi ialah menuliskan sejujur mungkin riwayat hidup seseorang dari lahir sampai saat meninggalnya dan di dalamnya diungkapkan bermacam-macam aspek dari sifat-sifatnya, pribadinya, serta pandangan hidupnya. Biografi ada yang bersifat individual ( kisah kehidupan seseorang ) dan ada yang bersifat kolektif (kisah kehidupan banyak orang dan di susun secara alfabetis ).

Contoh : Biografi Individual : Biografi Sukarno

Biografi Kolektif : Biografi tokoh kebudayaan Indonesia

8. Buku Statistik

Buku yang berisi sumber informasi yang siap pakai dalam bidang pengetahuan tertentu.

Contoh : Buku Statistik perdagangan kopi di Indonesia tahun 2003

Buku Statisitik perdagangan karet di Indonesia tahun 2002

9. Sumber Geografi

Sumber geografi biasanya berupa atlas atau peta. Atlas dimasukkan dalam koleksi referens karena di dalamnya selain terdapat peta-peta, juga dilengkapi dengan gambar, daftar grafik, tabel dan teks serta indeks. Contoh : Atlas Umum. Disamping atlas dan peta juga ada Gazetter yaitu kamus dari tempat-tempat yang dilihat dari segi geografis. Keterangan yang disertakan nama-nama lain : sejarahnya, perkembangannya, statistiknya, kebudayaannya, dan lainnya.

10. Sumber Elektronis

Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini, memungkinkan sumber rujukan tidak hanya berupa buku atau bahan tertulis, melainkan dapat juga melalui internet. Penelusuran melalui internet bermanfaat untuk mengetahui perkembangan informasi mengenai suatu masalah secara cepat dan tingkat kemutakhiran data tinggi, dan lebih lengkap serta menghemat waktu.

C. Jenis-jenis Pertanyaan Rujukan dan Cara Menjawabnya

1. Cara menyampaikan pertanyaan rujukan

a. Melalui surat:

1) Keterangan pertanyaan terbatas pada lembar kertas yang diteima.

2) Keterbatasan infornmasi

3) Waktu tidak terbatas

b. Melalui telepon:

1) Keterangan pertanyaan dapat diperjelas sampai rinci

2) Waktu sangat terbatas

3) Jawaban tidak dapat di jawab saat itu juga (memerlukan penelusuran ).

c. Langsung berhadapan :

1) Waktu lebih lama dan dapat diatur menurut situasi dan kondisi

2) Dapat berdialog langsung sehingga mencapai titik focus pertanyaan.

3) Dapat memberikan koleksi referens secara langsung

4) Menciptakan suasana keakraban dalam hubungan kerja bagian layanan.

2. Cara menjawab pertanyaan rujukan

a. Direction–Bimbingan

Jenis pertanyaan rujukan direction atau bimbingan adalah pertanyaan rujukan yang masih memerlukan bimbingan dari petugas perpustakaan atau pihak pustakawan. Hal ini terjadi karena sumber rujukan yang digunakan masih memerlukan penjelasan untuk menggunakannya. Misalnya untuk penggunakan buku rujukan sumber biografi.

b. Ready Reference

Jenis pertanyaan rujukan yang telah siap dengan sumber rujukan yang digunakan. Pertanyaan dari pengguna jasa rujukan cukup dijawab dengan satu sumber yang sudah siap pakai tanpa memerlukan analisis atau bimbingan dari pustakawan yang bertugas. Misalnya pertanyaan mengenai alamat kantor Perpustakaan Nasional RI, maka jawaban sudah pasti Jl. Salemba Raya No.28 A Jakarta Pusat, atau alamat salah satu kantor Departemen di suatu Negara.

c. Search atau Penelusuran

Jenis pertanyaan rujukan yang memerlukan penelusuran biasanya berupa pertanyaan yang memerlukan analisis tertentu. Oleh sebab itu jika pengguna menghendaki jawaban yang lebih rinci, maka petugas layanan referens harus mencari sumber informasi lain yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Untuk dapat memenuhi permintaan tersebut maka petugas harus terlebih dahulu menjelaskan kepada pihak pengguna bahwa untuk menjawab pertanyaan tersebut memerlukan waktu untuk pencarian.

Dari penjelasan diatas maka sebuah perpustakaan bukan hanya menyediakn sumber informasi yang tertata rapi namun semua perlu manajemen dalam memberikan informasi kepada pengguna jasa perpustakaan.Sehingga ketika bagian referensi diberdayakan dengan benar maka sebuah perpustakaan pun akan meningkatkan pristise yang dimilki sebelumnya,karena bagaimana pun sebuah keinginan yang dimiliki user harus terpenuhi jika bagian referensi sudah melaksanakan tugasnya maka secara tidak langsung akan membuat perpustakaan lebih baik lagi.

Sumber: http://memans.wordpress.com/2008/06/02/layanan-perpustakaan-sekolah-dan-jasa-rujukan/