Peranan Sistem Informasi Manajemen

Dalam Pengembangan Perpustakaan Digital (Digital Library)

Oleh: Dias Prihutami D1810020

Sumber gambar: www.google.co.id

Pada saat ini akibat dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat, semua pemenuhan kebutuhan manusia harus cepat dan tepat pula. Banyak tuntutan dari berbagai pihak yang terkait dan saling membutuhkan. Begitu halnya dengan pemenuhan kebutuhan akan informasi, tidak ingin ketinggalan dan harus mengikuti perkembangan yang ada.

Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Berbicara tentang pemenuhan kebutuhan informasi yang harus cepat dan tepat, maka untuk saat ini sedang gencar-gencarnya pembangunan perpustakaan digital (digital library). Sistem informasi manajemen di sini sangat penting untuk mengembangkan perpustakaan digital. Pengembangan perpustakaan digital agar sesuai dengan tujuan utamanya maka memerlukan informasi yang tersistem dan termanajemen. Hal ini untuk mempermudah pelaksanaan pengembangannya. Sistem informasi manajemen tentunya sangat berarti dan memiliki andil yang sangat besar dalam pengembangan perpustakaan manual ke perpustakaan digital. Karena jika kita perhatikan pengembangan perpustakaan manual ke perpustakaan digital ini tidak semudah membalikkan telapak tangan.

Sistem informasi manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan piawai yang memudahkan proses manajerial kepada pimpinan. Suatu sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Perpustakaan Digital (Digital Library) dan Pengembangannya

Teknologi informasi saat ini telah menyebar keseluruh bidang kehidupan tidak terkecuali di perpustakaan. Tujuan dari penggunaan teknologi ini adalah untuk otomasi kerja perpustakaan sehingga pelayanan perpustakaan akan lebih mudah, cepat, dan efisien. Ada beberapa manfaat dari penerapan teknologi di perpustakaan, antara lain untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan perpustakaan, untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan, meningkatkan citra perpustakaan, serta pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global. Teknologi informasi menjadi senjata ampuh untuk mempercepat kinerja, mengetahui posisi di dalam, mengetahui tantangan di luar, dan menjadi dasar untuk pengambilan keputusan serta penetapan kebijakan berdasarkan data-data akurat yang diperoleh melalui kecanggihan teknologi informasi. Terjadinya revolusi digital, masyarakat dunia telah mengalami perubahan dari masyarakat industri ke masyarakat informasi.

Perpustakaan digital secara sederhana diartikan sebagai perpustakaan yang seluruh bahan pustaka yang disajikan kepada pengguna berupa file atau soft file yang dapat diakses oleh seluruh pengguna namun tidak menutup kemungkinan bahwa perpustakaan tersebut juga masih menyediakan bahan pustaka yang tercetak. Pelayanan yang disediakan telah menggunakan sistem automatisasi. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008: 31) “perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi tersebut melalui perangkat digital”.

Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengembangan Perpusatakaan Digital (Digital Library)

Informasi dapat diibaratkan sebagai otot pengerak yang ada pada tubuh manusia, begitu juga keberadaan informasi di dalam sebuah perpustakaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perpustakaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi yaitu dalam waktu tertentu perpustakaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang ada, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan ditinggalkan penggunanya. Selain itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utama yang sering kita jumpai adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau terlalu banyak data yang masuk. Apabila kita ingat kembali bahwa konsep dasar informasi adalah sangat penting dan sangat dibutuhkan dalam memanajemen sebuah sistem informasi agar dapat menyediakan informasi yang berkualitas sebagai tujuan dari sistem informasi manajemen.

Menurut salah seorang tokoh yang menulis di sebuah situs web site, bahwa sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumer-sumber imformasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan, dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Saat ini setiap perpustakaan memerlukan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang pelayanannya kepada pengguna. Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manjemen. Pada dasarnya sistem informasi manajemen pada perpustakaan digital dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai pelayanan dalam sebuah perpustakaan digital. Untuk menerapkan sistem informasi manajemen  pada perpustakaan digital diperlukan perangkat lunak (software) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota pengguna, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, serta publikasi koleksi digital yang ada pada perpustakaan tersebut.

Penerapan sistem informasi manajemen dalam pengembangan perpustakaan digital merupakan penggunaan sumber daya informasi secara efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja sebuah perpustakaan digital yang telah ada. Penerapan sistem informasi manajemen pada sebuah perpustakaan digital guna mengembangkan perpustakaan tersebut berorientasi terutama untuk mengelola nilai dari sebuah informasi yang sangat berharga bagi kemajuan perpustakaan digital. Penerapan sistem informasi manajemen harus beroperasi pada tugas-tugas yang telah terstruktur dengan sistematis, harus  mampu meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya operasional dalam sebuah perpustakaan, menyediakan laporan secara cepat dan up to date serta memberikan kemudahan aksesnya.

Dengan adanya sistem informasi manajemen maka diharapkan pemenuhan informasi bagi orang-orang di dalam perpustakaan akan lebih mudah didapat. Informasi yang ada akan lebih tersistem dan termanajemen sehingga membantu pemimpin untuk bertindak atau memutuskan sesuatu yang akan menjadi panutan pegawai bawahannya untuk bertindak demi pengembangan perpustakaan digital selanjutnya. Pada dasarnya adanya sistem informasi manajemen ini akan sangat membantu seorang pemimpin ketika akan memutuskan sesuatu karena adanya sistem informasi manajemen, informasi yang didapat lebih akurat. Ketika sistem informasi manajemen ini dimanfaatkan dan diberlakukan dengan sebaik-baiknya, maka suatu perpustakaan digital akan lebih mudah pengembangannya. Artinya, sistem informasi manajemen sangat berperan penting dalam pengembangan perpustakaan digital.

Referensi:

Kusumo, Tjipto. 1988. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Lasa. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama Media.

Moekijat. 1991. Pengantar Sistem Infromasi Manajemen. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan “Strategi Perancangan Perpustakaan Digital”. Yogyakarta: Kanisius.

Wahyudi, Bambang. 2008. Konsep Sistem Informasi Manajemen dari BIT sampai ke DATABASE. Yogyakarta: Andi.